Автоматическая обработка заявок в CRM без ручного разбора

Заявка могла пролежать сутки просто потому, что упала не в тот ящик. Пока менеджер разбирал письмо, заносил его в Битрикс24 и выяснял, чьё оно, клиент успевал получить два ответа от конкурентов.

Сколько заявок терялось совсем, не знал никто: они тонули в переписке и пересылках. Отдел продаж спорил не о сделках, а о том, кто был должен ответить.

Этот кейс не про объём, а про разрозненность. Если заявки идут из одного места и все попадают в CRM, автоматизировать нечего. Проблема начинается, когда каналов больше трёх и часть писем теряется между ними.

Порог примерно от ста заявок в месяц при трёх и более источниках. И ещё одно условие, без которого проект бесполезен: в CRM должен быть порядок. Если менеджеры не ведут карточки, автоматический разбор просто добавит мусора в воронку.

Считали по данным CRM за три месяца до внедрения и три после, а не за месяц: короткое окно в B2B ничего не показывает, там сделка идёт неделями. Обе выборки взяли целиком, включая провальные недели.

Конверсия в сделку это доля заявок, дошедших до подписанного договора, от всех заявок периода. Знаменатель важнее числителя: раньше часть заявок терялась и в CRM не попадала вовсе, поэтому старая конверсия была завышена. Мы пересчитали её по журналу почты, чтобы сравнение было честным.

Состав отдела продаж и рекламный бюджет за полгода не менялись. Это не строгий контроль, но при разговоре с заказчиком мы прямо говорим: часть роста может быть внешней, и проверять надо на своих данных.